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Verfahrensverzeichnis im Datenschutz
Bilderquelle: Rainer Sturm / pixelio.de
Ein Element des Datenschutzes ist das Verfahrensverzeichnis. Hierbei unterscheidet man zwischen einem internen und externen Verzeichnis. Nach § 4 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) muss jede staatliche oder private Stelle, die personenbezogene Daten speichert, den Umgang mit diesen Daten dokumentieren.
Internes Verfahrensverzeichnis
Beim internen Verfahrensverzeichnis hat man eine Art „Selbstkontrolle“. Es werden hier alle Prozesse transparent dargestellt, d. h. mit welchen Verfahren, wie gearbeitet wird und wer darauf Zugriff hat. Anhand dieses Verzeichnisses nimmt die Aufsichtsbehörde Kontrollen vor.
Externes Verfahrensverzeichnis
Das externe Verfahrensverzeichnis (Jedermannsverzeichnis) dient der Öffentlichkeit. Es gibt Auskunft darüber, wer Träger und Verantwortliche sind, welche Gruppe Daten sammelt, welche Daten erhoben werden und an wen personenbezogene Daten weiter geleitet werden. Bei nicht oder nicht ordnungsgemäß geführtem Verfahrensverzeichnis ist mit einem Einschreiten der Aufsichtsbehörde zu rechen. Die von der Aufsichtsbehörde beauftragen Personen sind befugt, während der Geschäftszeiten die Grundstücke und Geschäftsräume zu betreten und Prüfungen vorzunehmen. Falls kein ordnungsgemäßes Verfahrensverzeichnis vorliegt, kann das ein Zwangsgeld zur Folge haben, um die Erstellung des Verzeichnisses zu veranlassen.
Man möchte mit dem Verfahrensverzeichnis eine Kontrollinstanz schaffen, um die rechtmäßige Datenverarbeitung zu überprüfen und somit Risiken vermeiden. Besonders bei Krankenhäusern ist dies ein wichtiger Punkt. Jene Mitarbeiter die mit Mitarbeiterdaten oder Patientendaten zu tun haben, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Mitarbeiter müssen über die ärztliche Schweigepflicht und das Patientengeheimnis bei Einstellung aufgeklärt werden. Der beste und sinnvollste Weg wäre hier eine Schulung inklusive Unterlagen. Die Datenschutzerklärung sollte schriftlich erfolgen und in der Personalakte abgelegt werden.
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